Meer dan wanden verschuiven en meubilair aanpassen: 8 aanbevelingen voor de toekomst van het (samen) werken

Nieuwsbericht | 22-12-2022 | 08:00

Tijdens de corona pandemie leek thuiswerken een tijdelijke noodsituatie. Hybride werken is inmiddels echter een blijvende verandering. Digitalisering en technologisering scheppen hier ook steeds betere condities voor. Het Rijksvastgoedbedrijf heeft bijna twaalf miljoen vierkante meter vastgoed in bezit of beheer, verspreid door heel Nederland. Hiervan is zeventien procent een kantoor. Welke gevolgen heeft hybride werken voor de vastgoedportefeuille van het Rijk en andere overheden? Welke eisen stelt het aan de locatie en inrichting van kantoren? Op initiatief van Rijksbouwmeester Francesco Veenstra heeft een groep experts, ontwerpers en betrokken ambtenaren de toekomst van het (samen)werken voor de rijksoverheid verkend.

Drie ontwerpbureaus: Komovo, Studio Lonk en Lilith Ronner Van Hooijdonk, Studio Anne Dessing en Dirk Vis, verbeeldden de toekomst van het (samen)werken in ontwerpend onderzoek. Deze toekomstverkenningen liggen aan de basis van het advies.

Aanbevelingen

1. Terug naar de essentie
Zorg dat de behoeften van organisaties en individuen in balans zijn. Baseer het beleid voor huisvesting op de specifieke taken van elke afzonderlijke organisatie.

2. Iedere levensfase kent andere behoeftes
Stuur op de behoeften van organisatie en van medewerkers om afwisselend thuis, op kantoor of elders te werken. Een positieve werkbeleving hangt nauw samen met het welbevinden van de werknemer.

3. Verbeter condities voor het hybride werken
Creëer betere condities voor het virtuele en fysieke werken in zowel de digitale als de fysieke ruimte. Laat de verschillende activiteiten, die bij de taak van de organisatie horen, in fysieke ruimten terugkomen. Zorg voor een betere verbinding tussen de fysieke en virtuele wereld.

4. Een adaptieve werkomgeving met ruimte voor experiment
Kies expliciet voor een experimenteerfase door heel Nederland, waarin pilots concreet met concepten voor het sociale, fysieke en virtuele domein getest worden. Pas na deze experimenteerfase kan er naar eventuele nieuwe kaders gekeken worden.

5. Flexibiliteit voor maatschappelijke doeleinden
Introduceer een flexibele schil voor het opvangen van zowel krimp als groei van de rijksvastgoedportefeuille. Zo voorkom je onwenselijke leegstand en schep je ruimte voor maatschappelijke doelen.

6. Contact met de directe omgeving
Heb aandacht voor de fysieke (leef)omgeving van het vastgoed. De context is medebepalend voor de kwaliteit van een gebouw en vice versa draagt een gebouw ook bij aan de kwaliteit van zijn directe omgeving.

7. Gezicht op lokaal niveau
Zorg dat je als overheid een gezicht op lokaal niveau hebt. Het vastgoed van de rijksoverheid kan een rol spelen in het verkleinen van de afstand tussen de overheid en de samenleving door de werkzaamheden benaderbaar te maken en het Rijk en haar ambtenaren beter zichtbaar te laten zijn in de samenleving.

8. Ontwerpers betrekken is essentieel
Betrek ontwerpers bij het bepalen van (ruimtelijke) condities en strategische vastgoedbeslissingen. Ontwerpers zijn in staat om toekomsten te verkennen en om te onderzoeken hoe we daar nú mee om moeten gaan bij het anders inrichten en programmeren van de kantoren.

Drie toekomstverkenningen

De onderzoekers van Komovo ontwierpen negen toekomstframes. In deze verhalen werkt een imaginaire schrijver uit 2050, telkens een specifieke houding van de rijksambtenaren uit ten opzichte van hun werk en de samenleving. De frames dragen beeldende titels als De rijkskazerne, De polderkamer, De rijksmarkt, De fabriek van fragiliteit en De districten-holding. Via deze frames laten de ontwerpers zien hoe de rijksambtenaren zich kunnen verhouden tot de wereld en welke ruimtelijke behoeftes daarmee gepaard gaan.

Studio Lonk dook ‘in de mens achter het videobellen’. Het hybride werken ontstond uit noodzaak, en werd in no-time de nieuwe standaard. Het is hier, en gaat niet meer weg. Daarom zou het virtueel ontmoeten integraal onderdeel moeten zijn van het fysieke kantoorlandschap. Op deze manier kunnen er toevallige en informele ontmoetingen tussen fysiek en digitaal aanwezige collega’s plaatsvinden. Ook onderzochten zij hoe iedereen op de hoogte van elkaars werk kan blijven, verstopt als het is in een digitaal doolhof van laptops, folders en platforms.

Uitgangspunt voor het onderzoek van Lilith Ronner Van Hooijdonk, Studio Anne Dessing en Dirk Vis is de verwachting dat betaald werk in de toekomst vaker gecombineerd zal worden met zorgtaken. En een grote stempel drukken op het ‘presteren’ tijdens het werk. Het Rijk zou als werkgever zijn voorbeeldfunctie moeten vervullen en de combinatie van werk- en zorgtaken moeten ondersteunen. In het essayistische verhaal ‘Rondleiding’ beschrijven de onderzoekers vijf levensfasen van kantoormedewerkers. Elke fase kent zijn eigen zorgtaken.